REKISTERISELOSTE (GDPR)

Päivitetty: 11.10.2023

1. Rekisterinpitäjä

WL-Done Oy
Y-tunnus: 2186761-5
Puh: 010 320 8050
Sähköposti: wl-done@wl-done.fi
Osoite: Linjatie 5, 01260 VANTAA

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Juha Koljonen, WL-Done Oy
Puh: 010 320 8051
Sähköposti: juha.koljonen@wl-done.fi

2. Rekisteröidyt

WL-Donen asiakkaat sekä suostumuksensa antaneet potentiaaliset asiakkaat. Suostumus annetaan luovuttamalla henkilötiedot vapaasti sähköisellä tai paperisella lomakkeella.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Ylläpidämme asiakastietorekisteriä laskutusta, tilaushistorian ylläpitoa, suoramarkkinointia, suoramainontaa, etämyyntiä, asiakassuhteen hoitoa, sisäistä laskentaa, huoltosopimusten ja takuuvelvoitteiden toteuttamista ja huoltohistorian ylläpitoa varten. Rekisterin henkilötietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• yritys, jossa henkilö työskentelee

Asiakastiedot

• tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista
• tiedot tuotteista ja palveluista, joihin henkilö on osoittanut kiinnostusta yhdistettynä yrityksen ympäristöhuollon laitetietoihin, tilaushistoriaan, huoltohistoriaan, tarjouksiin sekä yhteydenottoihin

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: WL-Done Oy, Linjatie 5, 01260 VANTAA. Yhteyshenkilö: Juha Koljonen, puh: 010 320 8051, sähköposti: juha.koljonen@wl-done.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esimerkiksi asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritietoja kertyy asiakkailta itseltään tilausten, tarjouspyyntöjen ja kontaktointien yhteydessä, sekä yrityksen kerääminä internetistä, sosiaalisesta mediasta, kartoituskäynneistä, videovalvonnan tallenteista ja julkisista tietolähteistä.

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään joko asiakassuhteen syntyessä, taikka henkilöltä itseltään vapaaehtoisesti puhelimitse, tai sähköisen tai paperisen lomakkeen kautta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin WL-Done Oy:n ulkopuolelle. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

• Squarespace-verkkopalveluntarjoajan sähköpostitietokanta

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse suoramarkkinointikirjeessä olevan linkin kautta tai lähettämällä sähköpostin osoitteeseen wl-done@wl-done.fi.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakasrekisteriä käsittelevät WL-Done Oy:n työntekijät sekä saman salassapitovelvollisuuden piiriin kuuluvat alihankintana ostetut työntekijät ja palveluntarjoajat, kuten tilitoimisto, IT-tuki ja ulkoistetut markkinointipalvelut.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, jotka on suojattu murtohälytysjärjestelmällä ja valvontajärjestelmällä.

Sähköinen aineisto on suojattu käyttäjien tietokoneissa olevilla salasanoilla, suojatulla sähköpostiyhteydellä, palomuurilla suojatulla serverillä ja säännöllisillä varmuuskopioinneilla. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu tietosuoja-asetuksen mukaisesti.