TIETOSUOJASELOSTE
ASIAKAS-, MARKKINOINTI- JA LAITEREKISTERIN
TIETOSUOJASELOSTE
WL-Done Oy
Päivitetty 25.8.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten WL-Done Oy kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa asiakkaisiin, potentiaalisiin yritysasiakkaisiin, yhteistyökumppaneihin ja verkkosivuston käyttäjiin liittyviä henkilötietoja.
1. Rekisterinpitäjä
WL-Done Oy
Y-tunnus: 2186761-5
Linjatie 5, 01260 Vantaa
Puhelin: 010 320 8050
Sähköposti: info@wldone.fi
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö
Juha Koljonen, WL-Done Oy
Puhelin: 010 320 8051
Sähköposti: juha.koljonen@wldone.fi
2. Keitä seloste koskee
Seloste koskee WL-Done Oy:n nykyisten ja entisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä, potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöitä, tarjouspyyntöjen lähettäjiä, verkkosivuston käyttäjiä, yhteistyökumppaneiden ja toimittajien yhteyshenkilöitä sekä muita WL-Done Oy:hyn yhteyttä ottaneita henkilöitä.
Henkilöstötietoja ja mahdollista kameravalvontaa koskeva henkilötietojen käsittely kuvataan tarvittaessa erillisissä tietosuojaselosteissa.
3. Kerättävät henkilötiedot ja tietolähteet
WL-Done Oy käsittelee vain tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tarpeellisia henkilötietoja.
Kerättävät tiedot
Yhteys- ja organisaatiotiedot: nimi, työtehtävä tai asema, yritys, työosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asiointikieli.
Asiakkuus- ja sopimustiedot: tarjouspyynnöt, tarjoukset, tilaukset, sopimukset, toimitukset, laskutukseen liittyvät tiedot, maksutilanne, yhteydenotot ja asiakaspalveluviestit.
Laite- ja huoltotiedot: laitteen malli, sarjanumero, sijainti, omistus- ja käyttöpaikkatiedot, huoltosopimukset, huoltohistoria, varaosat, takuukäsittelyt ja reklamaatiot.
Myynti- ja markkinointitiedot: osoitettu kiinnostus, yhteydenottojen ajankohdat ja sisältö, sovitut jatkotoimet sekä markkinointiluvat ja -kiellot.
Verkkosivuston tekniset tiedot: IP-osoite, laite- ja selaintiedot, evästetunnisteet sekä sivuston käyttöä, analytiikkaa ja mainontaa koskevat tapahtumat käyttäjän suostumusvalintojen mukaisesti.
Muut henkilön itse antamat tiedot: viestien, lomakkeiden, palautteiden ja liitetiedostojen sisältö.
Tietolähteet
Henkilötietoja saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten, huoltojen, puheluiden, sähköpostien, tapaamisten, verkkolomakkeiden ja muun yhteydenpidon yhteydessä.
Tietoja voidaan saada myös rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta, WL-Done Oy:n henkilöstöltä, laitevalmistajilta ja huoltokumppaneilta sekä julkisista yrityslähteistä, yritysten omilla verkkosivuilla julkisesti ilmoitetuista yhteystiedoista ja ammatillisista sosiaalisen median palveluista.
Julkisista lähteistä kerätään vain sellaisia työelämään liittyviä tietoja, jotka ovat tarpeellisia WL-Done Oy:n B2B-yhteydenpidon ja myynnin kannalta.
Verkkosivuston käyttöä koskevia teknisiä tietoja voidaan saada evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla käyttäjän tekemien suostumusvalintojen mukaisesti.
Tietojen antamisen tarpeellisuus
Yhteys-, toimitus-, laskutus- ja sopimustietojen antaminen voi olla edellytys tarjouspyynnön käsittelemiselle, sopimuksen tekemiselle tai palvelun toteuttamiselle. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, WL-Done Oy ei välttämättä voi käsitellä pyyntöä, tehdä sopimusta tai toimittaa palvelua.
Markkinointiin ja ei-välttämättömiin evästeisiin liittyvien tietojen antaminen on vapaaehtoista.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu käyttötarkoituksesta riippuen seuraaviin oikeusperusteisiin:
Sopimus ja sopimusta edeltävät toimet
Tietoja käsitellään tarjousten laatimiseksi sekä tilausten, toimitusten, sopimusten, huoltojen, takuiden, reklamaatioiden ja muiden asiakkaan pyytämien palveluiden toteuttamiseksi silloin, kun käsittely perustuu rekisteröidyn kanssa tehtävään sopimukseen tai hänen pyyntöönsä.
Lakisääteinen velvoite
Tietoja käsitellään muun muassa kirjanpitoa, laskutusta, verotusta ja viranomaisten lakisääteisiä tietopyyntöjä varten.
Oikeutettu etu
Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ovat esimerkiksi yritysasiakassuhteiden ja yhteistyökumppanuuksien hoitaminen, yhteydenpito yritysten yhteyshenkilöihin, laite- ja huoltohistorian ylläpito, B2B-myynti ja -markkinointi, palveluiden kehittäminen, sisäinen raportointi, tietoturvan varmistaminen, väärinkäytösten ehkäiseminen sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen.
Oikeutettuun etuun perustuva käsittely rajataan henkilön työtehtäviin ja WL-Done Oy:n liiketoimintaan liittyviin tarpeellisiin tietoihin. WL-Done Oy arvioi käsittelyn tarpeellisuuden ja tasapainon suhteessa rekisteröidyn oikeuksiin.
Suostumus
Suostumusta käytetään oikeusperusteena silloin, kun laki sitä edellyttää. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi ei-välttämättömät evästeet, verkkosivuston analytiikka, mainonnan kohdentaminen sekä sellainen sähköinen suoramarkkinointi, joka edellyttää vastaanottajan ennakkosuostumusta. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
5. Tietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat
WL-Done Oy käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia. Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja WL-Done Oy:n lukuun tai toimia palvelusta riippuen yhteisrekisterinpitäjinä tai itsenäisinä rekisterinpitäjinä.
Taloushallinto ja asiakkuudenhallinta: kirjanpito, laskutus, sopimukset, työtilaukset sekä laite- ja huoltotietojen hallinta.
Tietotekniikka ja viestintä: sähköposti, kalenteri, tiedostojen tallennus, toimisto-ohjelmistot, IT-tuki ja tietoturvapalvelut.
Verkkosivustopalvelut: verkkosivuston tekninen ylläpito ja verkkolomakkeet.
Analytiikka, mainonta ja sosiaalinen media: verkkosivuston käytön mittaaminen, mainonta, kampanjoiden seuranta ja sosiaalisen median viestintä käyttäjän suostumusvalintojen mukaisesti.
Muut toiminnan palvelut: markkinointi- ja viestintäpalvelut, huoltoverkosto, laitevalmistajat, kuljetusliikkeet, rahoitus- ja perintäpalvelut sekä muut toiminnan kannalta tarpeelliset sopimuskumppanit.
Henkilötietoja annetaan palveluntarjoajille vain siinä laajuudessa kuin kyseisen palvelun tai velvoitteen toteuttaminen edellyttää.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille ja muille tahoille silloin, kun luovuttaminen perustuu lakiin, viranomaismääräykseen tai WL-Done Oy:n oikeuksien laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen.
WL-Done Oy ei myy henkilötietoja eikä luovuta niitä ulkopuolisten tahojen omiin markkinointitarkoituksiin ilman asianmukaista oikeusperustetta.
6. Tietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Osa WL-Done Oy:n käyttämistä kansainvälisistä pilvi-, verkkosivusto-, analytiikka- ja markkinointipalveluista voi siirtää henkilötietoja tai muutoin käsitellä niitä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella.
Siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Siirtoperusteena käytetään palvelusta riippuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muuta lainmukaista siirtoperustetta. Lisätietoja käytetyistä siirtoperusteista ja suojatoimista voi pyytää tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöltä.
7. Evästeet ja seurantateknologiat
WL-Done Oy:n verkkosivusto voi käyttää välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseksi. Muita analytiikkaan, mainontaan ja sosiaaliseen mediaan liittyviä evästeitä ja seurantateknologioita käytetään vain käyttäjän suostumusvalintojen mukaisesti.
Ei-välttämättömiä evästeitä tai vastaavia tunnisteita ei aseteta ennen käyttäjän suostumusta. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa valintojaan verkkosivuston evästeasetuksissa. Ajantasaiset tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden tarkoituksista, palveluntarjoajista ja voimassaoloajoista esitetään verkkosivuston evästeasetuksissa tai erillisessä evästekäytännössä.
8. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Asiakas-, sopimus-, laite- ja huoltotietoja säilytetään asiakassuhteen sekä sopimusten, leasing- ja rahoituskausien, huoltosopimusten ja muiden velvoitteiden voimassaolon ajan. Tietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös tämän jälkeen takuu-, huolto-, tuotevastuu-, kirjanpito- ja oikeusvaateisiin liittyvien velvollisuuksien toteuttamiseksi.
Potentiaalisten yritysasiakkaiden tietoja säilytetään sovitun yhteydenoton sekä käynnissä olevan tai perustellusti ennakoitavissa olevan laitehankinnan tai muun myyntimahdollisuuden ajan. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun yhteydenotto tai myyntimahdollisuus ei ole enää ajankohtainen eikä tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.
Markkinointitietoja käsitellään niin kauan kuin markkinointi on asianmukaista tai kunnes henkilö vastustaa markkinointia tai peruuttaa suostumuksensa. Markkinointikiellosta voidaan säilyttää välttämätön tieto kiellon noudattamiseksi.
Tietojen tarpeellisuutta ja ajantasaisuutta arvioidaan säännöllisesti. Tarpeettomat ja vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
9. Suoramarkkinointi
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin. Kiellon voi tehdä markkinointiviestissä olevan poistumislinkin kautta tai ottamalla yhteyttä WL-Done Oy:hyn.
Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään henkilön suostumuksella tai muulla lain sallimalla perusteella. Yrityksen yhteyshenkilölle markkinointia voidaan kohdistaa ilman ennakkosuostumusta vain silloin, kun tarjottava tuote tai palvelu liittyy olennaisesti hänen työtehtäviinsä. Jokaisessa sähköisessä markkinointiviestissä annetaan helppo ja maksuton mahdollisuus kieltää markkinointi.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja WL-Done Oy käsittelee. Hän voi pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista sekä henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista silloin, kun lain edellytykset täyttyvät.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voi vastustaa milloin tahansa ilman perusteluja. Tämän jälkeen henkilötietoja ei enää käytetä suoramarkkinointiin.
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä voi olla oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos oikeuden edellytykset täyttyvät.
Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle. WL-Done Oy voi pyytää tarpeellisia lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.
Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan jatkaa tietosuojalainsäädännön sallimissa tilanteissa.
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi
11. Henkilötietojen suojaaminen
WL-Done Oy suojaa henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Henkilötietojen käyttöoikeudet rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä koskee salassapitovelvollisuus, ja palveluntarjoajien kanssa tehdään tarvittavat henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Paperiaineisto säilytetään suojatuissa tiloissa ja hävitetään turvallisesti.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
WL-Done Oy ei tee henkilötietojen perusteella ihmisistä automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
Mainonta- ja sosiaalisen median palveluissa voidaan käyttäjän suostumuksella kohdentaa mainontaa, muodostaa mainonnan kohderyhmiä ja mitata mainonnan tehokkuutta. Tällainen käsittely voi sisältää profilointia, mutta se ei johda WL-Done Oy:n tekemiin oikeudellisesti tai muulla vastaavalla tavalla merkittäviin automaattisiin päätöksiin.
13. Selosteen muuttaminen
WL-Done Oy päivittää tietosuojaselostetta tarvittaessa. Ajantasainen versio ja viimeisin päivityspäivä ovat saatavilla WL-Done Oy:n verkkosivustolla.